เมื่อปริมาณงานเพิ่มขึ้นและมีมากกว่ากำลังคนที่มีอยู่ หลายองค์กรจึงเริ่มมองหาแนวทางในการจัดการงานให้เดินต่อได้อย่างไม่สะดุด หนึ่งในวิธีที่ถูกนำมาใช้คือการจ้าง Outsource เข้ามาช่วยจัดการงานแทนและยังรวมถึงการจัดหาพนักงานในตำแหน่งต่าง ๆ ให้ตรงกับความต้องการขององค์กร
บทความนี้ เราจะพาคุณมาทำความเข้าใจการใช้ Outsource ในมุมของการจัดหาพนักงาน ว่ามีบทบาทอย่างไรกับการทำงานขององค์กร พร้อมทั้งแนวทางการใช้งานจริง และวิธีเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ
Outsource จัดหาพนักงาน คืออะไร?
Outsource คือการที่องค์กรเลือกมอบหมายงานบางส่วนให้กับผู้ให้บริการภายนอกเข้ามาดูแลงานแทนทีมภายใน หรือที่เรียกว่า “การจ้างงานภายนอก” โดยมักใช้กับงานที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง งานที่ต้องการความต่อเนื่องสูง รวมถึงงานในตำแหน่งต่าง ๆ ที่องค์กรต้องการกำลังคนเพิ่มเติม เช่น พนักงานขายสินค้า พนักงานจัดเรียงสินค้า พนักงานต้อนรับ ตลอดจนงานรักษาความปลอดภัย และงานสนับสนุนสำนักงาน
การจัดหาพนักงานโดยใช้ Outsource คือการที่องค์กรให้ผู้ให้บริการภายนอกเข้ามารับผิดชอบการจัดหาคนและดูแลการทำงานในตำแหน่งนั้นแทนทีมภายใน โดยผู้ให้บริการจะดูแลตั้งแต่การคัดเลือกคนให้เหมาะกับงาน การจัดตารางการทำงาน ไปจนถึงการติดตามคุณภาพการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามมาตรฐานที่องค์กรกำหนด
สิ่งที่องค์กรได้จึงไม่ใช่แค่ “คนมาทำงาน” แต่เป็นความต่อเนื่องของงานและความพร้อมในการบริหารกำลังคนโดยไม่ต้องจัดการรายละเอียดเอง
ตารางเปรียบเทียบ: จัดหาพนักงาน Outsource vs จ้างพนักงานประจำเอง
| ประเด็น | Outsource | พนักงานประจำ |
| ผู้ดูแลสรรหาและคัดเลือก | บริษัทผู้ให้บริการ | ฝ่าย HR ขององค์กร |
| การฝึกอบรมหน้างาน | ผู้ให้บริการรับผิดชอบ | องค์กรรับผิดชอบ |
| ความยืดหยุ่นการเพิ่ม/ลดคน | ปรับได้เร็วตามสัญญา | ใช้เวลานานและมีภาระทางกฎหมาย |
| ระบบควบคุมคุณภาพ | มี SLA, KPI และ SOP กำหนดชัดเจน | ขึ้นกับระบบภายในองค์กร |
| กฎหมายและความรับผิดชอบแรงงาน | ผู้ให้บริการดูแลสัญญาจ้าง ค่าจ้าง สวัสดิการ และการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน | องค์กรรับผิดชอบโดยตรงทุกขั้นตอน |
| ต้นทุนแฝง (OT, สวัสดิการ, turnover) | รวมอยู่ในค่าบริการ | องค์กรต้องบริหารเอง |
| ความเสี่ยงเมื่อคนลาออก | ผู้ให้บริการจัดหาคนทดแทน | องค์กรต้องสรรหาใหม่ |
ความแตกต่างที่ชัดที่สุดคือ “ภาระการบริหาร” หากจ้างพนักงานประจำเอง องค์กรต้องดูแลทุกขั้นตอนด้วยตนเอง ทั้งการดำเนินงานและการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน แต่เมื่อใช้บริษัทจัดหาพนักงาน ภาระหลัก เช่น เรื่องสัญญาจ้าง ค่าจ้าง สวัสดิการ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย จะถูกโอนไปอยู่กับผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญโดยตรง
ทำไมธุรกิจยุคใหม่ถึงนิยมจ้างพนักงานผ่าน Outsource มากขึ้น
การตัดสินใจจ้างงานผ่าน Outsource ไม่ได้เกิดจากเหตุผลเดียว แต่เป็นการตอบโจทย์ “ปัญหาหน้างานจริง” ที่หลายองค์กรเจอเหมือนกัน
ลดภาระงานบริหารที่ไม่จำเป็น
ในการจ้างพนักงานประจำ องค์กรต้องดูแลตั้งแต่การสรรหา ฝึกอบรม จัดตารางงาน ไปจนถึงการแก้ปัญหาหน้างาน ซึ่งใช้เวลาและทรัพยากรมาก โดยเฉพาะในงานที่ต้องใช้คนจำนวนมาก เช่น พนักงานสนับสนุนงานค้าปลีก และพนักงานสนับสนุนงานโรงงาน การใช้ Outsource ช่วยให้ภาระเหล่านี้ถูกย้ายไปอยู่กับผู้ให้บริการ องค์กรจึงไม่ต้องลงไปจัดการรายละเอียดเองทุกขั้นตอน แต่ยังสามารถกำหนดมาตรฐานและติดตามผลลัพธ์ได้เช่นเดิม
ทำให้งานที่ต้องใช้คนจำนวนมาก “เดินได้ต่อเนื่อง”
งานที่ต้องใช้คนจำนวนมากและต้องมีการทำงานอย่างต่อเนื่อง หากกำลังคนไม่เพียงพอหรือขาดบางตำแหน่ง อาจทำให้งานเกิดความล่าช้าหรือสะดุดได้ โดยเฉพาะตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานหลักขององค์กร
การใช้ Outsource จึงช่วยให้งานมีความต่อเนื่องมากขึ้น องค์กรสามารถวางแผนการใช้กำลังคน และให้ผู้ให้บริการจัดหาพนักงานตามความต้องการของแต่ละตำแหน่ง ทำให้งานดำเนินต่อได้อย่างราบรื่น
ในการทำงานของบริษัทจัดหาพนักงาน การดูแลจะขึ้นอยู่กับลักษณะของตำแหน่งงานเป็นหลัก สำหรับงานในองค์กร เช่น พนักงานออฟฟิศ พนักงานต้อนรับ หรือพนักงานสายผลิต จะเน้นการคัดเลือกคนให้ตรงกับคุณสมบัติ และปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อไม่ให้เกิดช่วงว่างของงาน
กรณีศึกษา:
องค์กรด้านการผลิตแห่งหนึ่งมีแผนขยายกำลังการผลิตในระยะสั้น ทำให้ต้องการพนักงานเพิ่มในสายการผลิตจำนวนมากภายในระยะเวลาไม่กี่สัปดาห์ หากใช้วิธีสรรหาด้วยทีมภายใน อาจใช้เวลานานและกระทบต่อแผนการผลิต
เมื่อใช้บริการ Outsource ในการจัดหาพนักงาน ผู้ให้บริการสามารถคัดเลือกและส่งพนักงานที่มีคุณสมบัติตรงตามตำแหน่งเข้ามาเริ่มงานได้รวดเร็วกว่า เนื่องจากมีฐานผู้สมัครและเครือข่ายแรงงานที่พร้อมใช้งานอยู่แล้ว ทำให้ลดระยะเวลาในการค้นหาและคัดเลือกลงได้อย่างมาก พร้อมดูแลเรื่องสัญญาจ้างและการบริหารพนักงานในเบื้องต้น
ผลลัพธ์คือองค์กรสามารถเริ่มสายการผลิตได้ตามแผน งานไม่ล่าช้า และทีมภายในไม่ต้องแบ่งเวลาไปจัดการงานสรรหาเพิ่มเติม
ทำให้องค์กรกลับไปโฟกัสงานหลักได้จริง
เมื่อภาระด้านการสรรหาและการดูแลบุคลากรถูกโอนไปยังผู้ให้บริการ พนักงานขององค์กรก็จะลดภาระด้านการบริหารงานด้านบุคลากรลง และมีเวลามากขึ้นในการขับเคลื่อนงานสำคัญด้านอื่นขององค์กร เช่น การขยายธุรกิจ การพัฒนาบริการ และการยกระดับประสบการณ์ลูกค้า โดยยังคงกำหนดทิศทางและควบคุมผลลัพธ์ของงานได้ตามเป้าหมาย
วิธีเลือกบริษัทจัดหาพนักงาน Outsource
- เลือกบริษัทที่มีประสบการณ์ “ตรงกับงานของคุณจริง” ไม่ใช่แค่มีประสบการณ์ทั่วไป แต่ต้องเคยทำงานประเภทเดียวกัน เช่น งานโรงงาน งานค้าปลีก หรือสำนักงาน เพื่อให้สามารถหาคนได้ตรงและเข้าใจความต้องการของตำแหน่งนั้นจริง
- สามารถหาคนได้ “ตรงคุณสมบัติ” และเริ่มงานได้ตามเวลา หัวใจของการจัดหาพนักงานคือความแม่นยำในการคัดเลือก ต้องสามารถหาคนที่ตรงตามคุณสมบัติที่กำหนด เช่น วุฒิ ทักษะ ภาษา หรือประสบการณ์ และส่งมอบคนได้ตามระยะเวลาที่ตกลง ไม่ทำให้งานล่าช้า
- มีความชัดเจนเรื่องสัญญาและความรับผิดชอบ ควรตรวจสอบขอบเขตหน้าที่ให้ชัด เช่น ใครดูแลสัญญาจ้าง ค่าจ้าง สวัสดิการ และข้อกำหนดทางกฎหมาย เพื่อป้องกันปัญหาในระยะยาว
- มีการติดตามผลและแก้ไขปัญหาเมื่อเริ่มงานจริง แม้จะหาคนได้ตรง แต่หน้างานอาจมีปัญหาได้ ต้องมีผู้ประสานงานที่ติดตามผล และสามารถปรับหรือเปลี่ยนคนเมื่อไม่เหมาะสมได้ภายในเวลาที่เหมาะสม
- ปรับจำนวนคนได้ตามสถานการณ์ของธุรกิจ ธุรกิจบางช่วงต้องการคนเพิ่ม บางช่วงต้องลดลง ผู้ให้บริการควรสามารถปรับกำลังคนให้สอดคล้องกับปริมาณงานได้ โดยไม่ทำให้องค์กรต้องแบกรับภาระระยะยาว
- มีผลงานจริงให้ตรวจสอบได้ ควรดูลูกค้าที่เคยใช้บริการ หรือขอดูตัวอย่างการทำงานจริง เพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทสามารถทำงานได้ตามที่นำเสนอ ไม่ใช่เพียงข้อมูลในเอกสาร
ตัวอย่างคำถามที่ควรถามก่อนเซ็นสัญญา
- ค่าใช้บริการจัดหาพนักงานคิดแบบรายหัว รายพื้นที่?
- พนักงานที่หามาถ้าคุณภาพไม่ผ่าน KPI มีแผนแก้ไขอย่างไร?
- มีการฝึกอบรมซ้ำทุกกี่เดือน และวัดผลอย่างไร?
- สามารถเริ่มงานได้ภายในกี่วันหลังเซ็นสัญญา?
คำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณเห็นความพร้อมของผู้ให้บริการตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน ไม่ต้องไปลุ้นหน้างานจริง
บริษัท Outsource ชั้นนำในประเทศไทย
ในประเทศไทย มีผู้ให้บริการ Outsource อยู่จำนวนมาก โดยเฉพาะในด้านการจัดหาพนักงานและงานสนับสนุนองค์กร ซึ่งหนึ่งในผู้ให้บริการที่องค์กรชั้นนำเลือกใช้ คือกลุ่มบริษัท ไอเอฟเอส ด้วยประสบการณ์กว่า 40 ปีในการให้บริการจัดหาพนักงานและสนับสนุนการบริหารบุคลากรในองค์กร
จุดเด่นที่สะท้อนการทำงานจริง มีดังนี้
ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญ กลุ่มบริษัท ไอเอฟเอส มีประสบการณ์ยาวนานในการให้บริการดูแลอาคารแบบครบวงจร ทำให้เข้าใจลักษณะงานและความต้องการขององค์กรในแต่ละประเภทธุรกิจได้อย่างตรงจุด
การนำเทคโนโลยีมาใช้ในการบริหารการทำงานของพนักงาน มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยติดตามและตรวจสอบการเข้าปฏิบัติงาน เช่น ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงาน หรือระบบรายงานผลการทำงาน เพื่อให้สามารถควบคุมการทำงานได้อย่างโปร่งใสและตรวจสอบย้อนหลังได้
ความยืดหยุ่นในการจัดหากำลังคน สามารถปรับจำนวนพนักงานให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรลูกค้าได้ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มคนในช่วงเร่งงาน หรือปรับลดเมื่อปริมาณงาน โดยไม่กระทบต่อการดำเนินงานหลัก
ความครอบคลุมด้านการจัดหาพนักงาน ให้บริการจัดหาพนักงานหลากหลายตำแหน่ง เช่น พนักงานออฟฟิศ พนักงานต้อนรับ พนักงานขาย ไปจนถึงแรงงานในสายการผลิต ช่วยให้องค์กรสามารถหาคนที่ตรงกับคุณสมบัติได้จากผู้ให้บริการรายเดียว
Outsource ในมุมการใช้งานจริงขององค์กร
การใช้บริษัทจัดหาพนักงาน Outsource ไม่ได้เป็นเพียงทางเลือกในการลดภาระด้านบุคลากรเท่านั้น แต่เป็นกลยุทธ์สำคัญในการจัดการกำลังคนให้สอดคล้องกับการเติบโตของธุรกิจ
Outsource ที่ดีจึงไม่ใช่แค่การส่งคนเข้ามาทำงานแทน แต่คือการช่วยให้องค์กรบริหารทรัพยากรได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งในด้านเวลา ต้นทุน และความต่อเนื่องของงาน หากเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสม งานจะเดินได้โดยไม่สะดุด และทีมภายในสามารถโฟกัสกับงานหลักได้เต็มที่
“สำรวจโซลูชัน Outsource ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ”
www.ifs-thailand.com/support-service-th/
